Operations & Process Optimization Manager (m/w/x)

<p><strong>Über uns</strong></p> <p>Wir sind <strong>REVOIC</strong> – eine Amazon-Agentur aus Köln, die Hersteller und Händler dabei unterstützt, auf Amazon wirklich erfolgreich zu sein. Nicht nur irgendwie dabei, sondern richtig gut.</p> <p>In den Bereichen <strong>Advertising, Content, Account-Management, Strategie, Broker- und Distributionsgeschäft</strong> betreuen wir Marken, die du kennst: <strong>SEVERIN, Chupa Chups, Fisherman’s Friend, Ritter Sport</strong> – und viele mehr.</p> <p>Wir wachsen. Und mit diesem Wachstum steigt die operative Komplexität: mehr Retainer, mehr Stakeholder, mehr parallele Projekte, mehr Schnittstellen, mehr Entscheidungen. Damit gute Arbeit skalierbar bleibt, brauchen wir nicht einfach mehr Koordination – wir brauchen bessere, digitale und KI-gestützte Systeme.</p> <p>Genau hier kommst du ins Spiel.</p> <p>Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n <strong>Operations &#x26; Process Optimization Manager (m/w/x)</strong> in Vollzeit für unser Team in <strong>Köln-Ehrenfeld</strong>.</p> <h2>Aufgaben</h2> <p><strong>Worum es in dieser Rolle wirklich geht</strong></p> <p>Diese Rolle ist keine klassische Assistenz- oder Administrationsstelle. Du bist nicht dafür da, dem Team Arbeit abzunehmen, indem du Aufgaben hinterherträgst oder Stimmungen verwaltest.</p> <p>Deine Aufgabe ist es, unsere operativen Abläufe kritisch zu durchdringen, Blocker sichtbar zu machen und Prozesse so zu verbessern, dass unser Team schneller, sauberer und verlässlicher arbeiten kann.</p> <p>Du schaust nüchtern auf Strukturen, Routinen und Übergaben und stellst Fragen wie:</p> <ul> <li>Warum machen wir das aktuell so?</li> <li>Wo entstehen doppelte Arbeit, Reibung oder Wartezeiten?</li> <li>Welche Informationen fehlen regelmäßig?</li> <li>Welche Aufgaben lassen sich standardisieren, automatisieren oder klarer verteilen?</li> <li>Was muss sich ändern, damit gute Arbeit nicht von Einzelpersonen abhängt?</li> </ul> <p>Wir suchen jemanden, der gründlich denkt, sauber analysiert und pragmatisch umsetzt. Jemanden, der nicht nur Probleme erkennt, sondern Lösungen baut – zunehmend auch mit KI-Agenten, Automationen und digitalen Workflows.</p> <p>Deine Aufgaben</p> <ul> <li>Du analysierst bestehende Abläufe in unseren Retainern, Projekten und internen Prozessen und identifizierst Ineffizienzen, Redundanzen, unklare Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Blocker.</li> <li>Du entwickelst konkrete Verbesserungen für unsere Arbeitsweise – zum Beispiel klarere Briefings, bessere Übergaben, schlankere Abstimmungsprozesse, verbindlichere Statuslogiken oder sinnvollere QA-Schritte.</li> <li>Du hältst unser zentrales Projekt- und Retainer-Board aktuell und sorgst dafür, dass Status, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Deadlines transparent und belastbar sind.</li> <li>Du strukturierst Anfragen so, dass sie umsetzungsreif werden: fehlende Informationen klären, Anforderungen präzisieren, Entscheidungen einfordern und nächste Schritte definieren.</li> <li>Du erkennst frühzeitig, wenn Themen festhängen, Scope Creep entsteht oder Verantwortlichkeiten unklar sind – und machst diese Punkte sachlich sichtbar.</li> <li>Du bereitest interne Abstimmungen so vor, dass sie zu Entscheidungen führen und nicht nur zu weiteren Gesprächen.</li> <li>Du nutzt KI-Tools aktiv, um wiederkehrende Arbeit effizienter zu machen – zum Beispiel für Meeting-Notes, Zusammenfassungen, Status-Updates, QA-Checklisten, Dokumentation oder Textbausteine.</li> <li>Du konzipierst und baust KI-gestützte Workflows, Agenten und Automationen, die interne Prozesse digitalisieren und messbar verbessern – zum Beispiel in Reporting, Dokumentation, Übergaben, Status-Updates, Qualitätschecks oder Wissensmanagement.</li> <li>Du arbeitest mit Tools wie <a href="http://Make.com">Make.com</a>, Zapier, n8n, Langdock, ChatGPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – oder bringst die Fähigkeit mit, dich schnell und strukturiert in solche Systeme einzuarbeiten.</li> <li>Du übersetzt wiederkehrende operative Probleme in klare Workflow-Logiken: Trigger, Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten, Prüfschritte und Eskalationen.</li> <li>Du dokumentierst funktionierende Standards so, dass sie für das Team nutzbar, verständlich und wiederholbar sind.</li> </ul> <h2>Qualifikation</h2> <p><strong>Was du mitbringen solltest</strong></p> <ul> <li>Du hast idealerweise einen sehr guten Masterabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation, die zeigt, dass du analytisch, strukturiert und eigenständig arbeiten kannst.</li> <li>Du bringst mindestens sechs Monate relevante Praxiserfahrung in Organisation, Projektmanagement, Prozessoptimierung, Operations, Consulting, Agenturarbeit oder einem vergleichbaren Umfeld mit – zum Beispiel durch Praktikum, Werkstudierendenrolle, Trainee-Programm oder erste Festanstellung.</li> <li>Du denkst systemisch: Dich interessiert nicht nur, dass etwas erledigt wird, sondern warum es auf genau diese Weise erledigt wird – und ob es besser geht.</li> <li>Du arbeitest rational, gründlich und verbindlich. Du erkennst Muster, stellst präzise Fragen und bringst Themen sauber zu Ende.</li> <li>Du hast keine Scheu, Ineffizienzen klar zu benennen und Entscheidungen einzufordern – sachlich, respektvoll und lösungsorientiert.</li> <li>Du bist kommunikativ stark und kannst Informationen so aufbereiten, dass andere schnell verstehen, worum es geht und was zu tun ist.</li> <li>Du bist sicher in Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau und kommunizierst schriftlich wie mündlich klar, präzise und professionell.</li> <li>Du hast sehr gute Englischkenntnisse, weil ein Teil unserer Tools, Dokumentation und Kommunikation international bzw. englischsprachig ist.</li> <li>Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und/oder MS Office, insbesondere Docs/Sheets bzw. Word/Excel.</li> <li>Du hast praktische Erfahrung mit KI-Tools, Automationen oder Workflow-Buildern – zum Beispiel <a href="http://Make.com">Make.com</a>, Zapier, n8n, Langdock, ChatGPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – und kannst daraus konkrete Verbesserungen für Prozesse ableiten.</li> <li>Du verstehst digitale Workflows nicht als Spielerei, sondern als Werkzeug, um wiederkehrende Arbeit zu standardisieren, Qualität zu sichern und operative Geschwindigkeit zu erhöhen.</li> </ul> <p>Nice to have</p> <ul> <li>Erfahrung mit Tools wie Notion, Asana, Jira, ClickUp oder vergleichbaren Projektmanagement-Systemen.</li> <li>Erfahrung mit Low-Code-/No-Code-Automation, z. B. <a href="http://Make.com">Make.com</a>, Zapier, n8n, Airtable, Google Apps Script oder einfachen Skripten.</li> <li>Erfahrung im Aufbau von KI-Agenten, Custom GPTs, internen Assistenten oder automatisierten Wissens- und QA-Prozessen.</li> <li>Erfahrung in einer Agentur, Beratung, einem E-Commerce-Unternehmen oder einem schnell wachsenden Team.</li> <li>Grundverständnis für Amazon, Marktplätze oder digitale Geschäftsmodelle.</li> </ul> <h2>Benefits</h2> <p><strong>Was du bei uns findest</strong></p> <ul> <li>Eine Rolle mit echtem Einfluss auf die Art, wie wir als Agentur skalieren.</li> <li>Ein erfahrenes Team mit tiefem Amazon-Know-how und hohem Anspruch an saubere Arbeit.</li> <li>Ein schönes Büro in Köln-Ehrenfeld, das man auch wirklich gerne aufsucht.</li> <li>Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, auch mal von zuhause zu arbeiten – kein Remote-only.</li> <li>Faire Vergütung, abhängig von dem, was du mitbringst.</li> <li>Weiterbildung in den Bereichen Operations, Agentursteuerung, Amazon und pragmatischem KI-Einsatz.</li> <li>Deutschlandticket oder Urban Sports Club Mitgliedschaft – du entscheidest.</li> <li>Getränke-Flatrate, frisches Obst und reichlich Schokolade im Büro – wir verkaufen Ritter Sport, das hat definitiv Vorteile.</li> <li>Regelmäßige Teamevents: Frühstück, Mittagessen, Karaoke, Partys und was uns sonst noch einfällt.</li> </ul> <p><strong>Rahmenbedingungen</strong></p> <ul> <li><strong>Arbeitszeit:</strong> 40 Stunden pro Woche</li> <li><strong>Einstieg:</strong> ab sofort</li> <li><strong>Art der Stelle:</strong> Vollzeit, Festanstellung</li> <li><strong>Einsatzort:</strong> Köln-Ehrenfeld, kein Remote-only</li> </ul> <p><strong>So bewirbst du dich</strong></p> <p>Kein klassisches Anschreiben.</p> <p>Stattdessen möchten wir dich kurz persönlich kennenlernen – per Video. Kein aufwendiges Produktionsstück, kein Teleprompter, keine Schauspielerfahrung. Einfach du, auf Deutsch, maximal zwei Minuten.</p> <p>Erzähl uns bitte:</p> <ul> <li>Wer du bist und was dich antreibt</li> <li>Warum Operations, Prozessoptimierung und REVOIC?</li> <li>Wo du schon einmal Strukturen verbessert, Abläufe geordnet oder Komplexität reduziert hast</li> <li>Was dich fachlich und menschlich ausmacht</li> </ul> <p>Das Video ist für uns ein wichtiger Teil der Bewerbung, weil wir verstehen möchten, wie du denkst, kommunizierst und Themen strukturierst. Ein Lebenslauf erzählt nur die halbe Geschichte.</p> <p><strong>Schick uns dazu gerne noch:</strong></p> <ul> <li>Deinen Lebenslauf</li> <li>Relevante Zeugnisse oder Nachweise</li> <li>Deine Gehaltsvorstellung</li> </ul> <p><strong>REVOIC – Amazon. Aber richtig.</strong></p> <p>Hinweis zur Sprache</p> <p>Wir möchten alle Menschen ansprechen. Für eine bessere Lesbarkeit nutzen wir an manchen Stellen vereinfachte Formulierungen. Gemeint sind selbstverständlich alle Geschlechter.</p> <p>Find more <a href="https://www.arbeitnow.com/english-speaking-jobs">English Speaking Jobs in Germany</a> on Arbeitnow</a>